第9章 有效的会议组织技能

在市场竞争日益激烈的今天，为在竞争中立于不败之地，每个公司、企业都必须强化自身管理。会议是一种十分重要、使用频繁的管理工具，开好各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心环节。会议的目的是收集众人的意见，以最佳的方式处理有关问题。然而会议是否有效，能否达到预期目的，就离不开会议技巧问题。日本五十铃汽车公司每年耗费在会议上的开支超过9亿日元，可其中40％属于浪费。大多数会议给人的印象是冗长而低效的，许多人都讨厌开会。销售专家莱斯(JamesRice)曾经研究过一百家英国大企业，发现善于掌握开会效率的不到十分之一。因此，研究作为沟通手段的会议很有必要。

会议是一种集体沟通活动

人生活在社会中或多或少要参加各种各样的会议，但若要问什么叫会议，恐怕不是每个人都能比较确切地说明它的本质含义。

根据《辞海》的解释，“会”字有名词、动词和副词等多种词性。“会”是集中、会合、聚集的意思；“议”是商讨，议论、协商的意思。顾名思义，“会议”一词就解释为：人们(两个人以上)聚在一起商讨某种事项的一种行为。美国《韦氏新大学辞典》则把“会议”一词解释为“一种会晤的行为或过程”，“一种通常的正式的意见交换”，“一种两人或更多的人对共同关心的事情的商讨”。事实上，并不是一切多人的聚集都称为会或会议，也不是所有两个人以上商讨某种事项都叫做会议。例如，课堂上老师讲课，学生听讲；市场上买卖双方讨价还价等等多人群聚集的活动，习惯上，人们都不称为会议。可见，在日常生活中，经常见到的一些无组织的自发的聚会或无目的的商议某种事项的行为，也都不称其为会议。

根据上述分析，我们对会议试作如下定义：所谓会议，是人类社会中普遍存在的，有两个人以上参与的，有组织有目的的一种短时间聚集的集体活动形式。

通常人们把会议简称为会。严格说来，聚而不议(不讨论、不交换意见或看法)者谓之会；聚而又议(讨论、协商、交换意见)称之为会议。

分析上述关于会议的定义，可以看出它包含下述五层含义：

(1)会议是人类社会发展的产物。会议同人类社会的其他社会现象一样，是人类历史发展的产物，也是人类群居生活习性的产物，普遍存在于人类各种社会形态之中。早在人类原始氏族社会就已经存在会议了。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中写道：“氏族有议

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